Stundenzettel-Vorlage

Wofür wird ein Stundenzettel gebraucht?

Ein Stundenzettel dokumentiert, wann und wie lange an einem Arbeitstag gearbeitet wurde. Er dient sowohl Arbeitnehmern zur eigenen Kontrolle als auch Arbeitgebern zur Erfüllung der Aufzeichnungspflicht.

• Nachweis geleisteter Arbeitsstunden gegenüber dem Arbeitgeber
• Grundlage für die Lohnabrechnung bei stundenweiser Bezahlung, siehe <a href="/stundenlohnrechner/">Stundenlohnrechner</a>
• Dokumentation für Freelancer zur Rechnungsstellung an Kunden
• Unterstützung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers (siehe Abschnitt Arbeitszeiterfassung auf der <a href="/">Startseite</a>)
• Nachweis bei Streitigkeiten über geleistete Überstunden, siehe <a href="/ueberstundenrechner/">Überstundenrechner</a>

So nutzt du die Vorlage

Die Vorlage ist eine editierbare Tabelle mit einer Zeile pro Wochentag.

1. Trage für jeden Arbeitstag Datum, Startzeit, Endzeit und Pause in Minuten ein.
2. Ergänze bei Bedarf eine kurze Bemerkung, zum Beispiel Projekt- oder Kundenname.
3. Die Spalte "Std." und die Wochensumme unten in der Tabelle werden automatisch berechnet, sobald Start-, Endzeit und Pause in einer Zeile ausgefüllt sind.
4. Klicke auf den Druckbutton, um die ausgefüllte Vorlage als PDF zu speichern oder direkt auszudrucken.

Ausgefülltes Beispiel für einen Tag

So könnte ein einzelner Eintrag für Montag aussehen:

Die Netto-Arbeitszeit für diesen Tag (8 Stunden minus 30 Minuten Pause = 8 Stunden) lässt sich vorab mit dem Arbeitszeitrechner prüfen, bevor du sie in die Tabelle einträgst.

So wird die Wochensumme automatisch berechnet

Sobald du in einer Zeile Start- und Endzeit im Format HH:MM sowie die Pause in Minuten einträgst, berechnet die Vorlage die Netto-Arbeitszeit für diesen Tag sofort in der Spalte "Std." -- ohne Klick auf einen Button. Die Wochensumme unten in der Tabelle addiert alle gültig ausgefüllten Tage automatisch neu, bei jeder Änderung. Ein Beispiel: Montag 8,00 Std., Dienstag 7,50 Std., Mittwoch 8,00 Std., Donnerstag 8,25 Std., Freitag 6,00 Std. ergeben zusammen 37,75 Std. für die Woche -- genau diese Summe erscheint automatisch, sobald alle fünf Zeilen ausgefüllt sind. Zeilen mit ungültigem oder leerem Zeitformat (z. B. Text in der Bemerkung-Spalte) werden bei der Summe einfach übersprungen, nicht als Fehler gemeldet. Willst du einen einzelnen Tageswert vorab gegenprüfen, hilft der Arbeitszeitrechner.

Stundenzettel und Arbeitszeitrechner kombinieren

Nutze den Arbeitszeitrechner, um die Netto-Arbeitszeit für einen einzelnen Tag mit Pausenabzug zu berechnen, und übertrage das Ergebnis dann in die passende Zeile dieser Stundenzettel-Vorlage. So lässt sich eine ganze Woche schnell und korrekt dokumentieren. Für Wochen mit unregelmäßigen Start- und Endzeiten (Schichtarbeit) hilft zusätzlich der Stundenrechner, wenn keine Pause abgezogen werden soll.

Digitale und Papier-Stundenzettel im Vergleich

Diese Vorlage funktioniert für beide Wege: direkt am Bildschirm ausfüllen und als PDF speichern, oder leer ausdrucken und von Hand mit Kugelschreiber führen. Ein digital gespeichertes PDF hat den Vorteil, dass es sich leicht per E-Mail versenden und archivieren lässt. Ein handschriftlich geführter Papier-Stundenzettel ist dagegen unabhängig von Software und Gerät, aber schwerer zu durchsuchen oder auszuwerten, wenn du am Ende des Jahres alle Wochen zusammenrechnen willst. Für eine dauerhafte, professionelle Zeiterfassung im Betrieb ersetzt keine der beiden Varianten ein vollwertiges digitales Zeiterfassungssystem, das seit dem BAG-Beschluss von 2022 ohnehin empfehlenswert ist.

Was gehört in einen vollständigen Stundenzettel?

Damit ein Stundenzettel auch als Nachweis taugt, sollte er mehr enthalten als nur Uhrzeiten.

• Vollständiger Name und gegebenenfalls Personalnummer
• Kalenderwoche oder genaues Datum jedes Eintrags
• Start- und Endzeit sowie Pausendauer für jeden Arbeitstag
• Kurze Bemerkung bei Abweichungen (Krankheit, Urlaub, Homeoffice, besonderer Auftrag)
• Unterschrift oder Bestätigung, falls der Stundenzettel als offizieller Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber dienen soll

Stundenzettel für Freelancer und Kundenrechnungen

Freelancer nutzen einen Stundenzettel oft nicht für die eigene Lohnabrechnung, sondern als Grundlage für eine Rechnung an Kunden. Hier lohnt sich eine zusätzliche Spalte für den Kunden- oder Projektnamen (in dieser Vorlage über das Bemerkungsfeld möglich), damit sich Stunden bei mehreren gleichzeitigen Projekten sauber zuordnen lassen. Manche Kunden verlangen zusätzlich eine kurze Tätigkeitsbeschreibung pro Eintrag. Das lässt sich ebenfalls im Bemerkungsfeld ergänzen, auch wenn dafür in der gedruckten Version eventuell nicht viel Platz bleibt.

Wie lange sollte ein Stundenzettel aufbewahrt werden?

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist speziell für private Stundenzettel-Notizen. Als grobe Orientierung: Lohnunterlagen sind von Arbeitgebern regelmäßig mehrere Jahre aufzubewahren. Die genaue Frist hängt von der Rechtsgrundlage ab (unter anderem Sozialversicherungs-, Steuer- und Nachweisrecht) und sollte im Zweifel mit einem Steuerberater oder der Personalabteilung geklärt werden. Als Arbeitnehmer ist es in jedem Fall sinnvoll, eigene Stundenzettel mindestens so lange aufzuheben, wie eine Lohnnachzahlung oder ein Überstundenausgleich noch strittig sein könnte.